Jak dogadać się z firmą cateringową – 9 prostych kroków do udanej współpracy

Wygląda na to, że właśnie szukasz cateringu na jakieś wydarzenie. Chrzest, wesele czy konferencja – bez względu na to, jaki charakter ma planowana impreza, warto dobrze się przygotować! Odpowiedz sobie na kilka pytań i przemyśl kwestie, które dobrze zaplanować przed podjęciem jakichkolwiek działań i decyzji. Dzięki temu impreza będzie udana i bezstresowa – w końcu po to zamawia się catering!

 

Jako firma cateringowa z 10-letnim doświadczeniem mamy świadomość, że nasza oferta i portfolio może oszałamiać. Rozumiemy, jak duże wyzwanie stanowi ten pierwszy kontakt z firmą cateringową. W końcu robimy mnóstwo rzeczy, organizujemy rocznie setki cateringów w Krakowie, a każda impreza jest inna! Rozpoczynamy cykl tekstów, które mamy nadzieję, pomogą Ci w doborze odpowiednich usług cateringowych, a także ułatwią cały proces ustalania formalności. Na pierwszy ogień podpowiemy, jak zabrać się za zamówienie cateringu.

Jak zamówić catering, by wszystko się udało

Powiedz, czego potrzebujesz! Jeżeli chcesz być zadowolony ze współpracy, musisz przede wszystkim dokładnie opowiedzieć pracownikom firmy cateringowej o swoich potrzebach. Wysłanie e-maila o treści “Poproszę o ofertę cateringu na komunię” nie wystarczy! Właśnie dlatego na pierwszy ogień wybraliśmy podstawowe pytania i informacje, które ułatwią życie (i pracę!) zarówno Tobie, jak i firmie cateringowej. Oto one!

1. Jakie wydarzenie organizujesz?

 

Po pierwsze, jako firma cateringowa musimy znać charakter planowanego wydarzenia; czy będzie to spotkanie firmowe (szkolenie, przerwa kawowa, bankiet?), rodzinne (komunia, chrzciny, urodziny?), event korporacyjny czy jakaś zupełnie inna impreza. Od tej informacji zależą wszystkie kolejne punkty, związane z miejscem oraz rodzajem obsługi.

 

2. Kiedy?

 

Kluczowy oczywiście jest termin, w którym wasz event ma się odbyć oraz orientacyjne godziny trwania – czy będzie to krótkie spotkanie, całodzienna konferencja, a może wieczorny bankiet z nocnym standing party. Daje nam to ogląd, w jakich godzinach będziemy potrzebowali kierowców z dostawą i na jak długo musimy zaangażować obsługę. Wiemy, że określenie dokładnych ram czasowych jest trudne, jednak bez orientacyjnych godzin, nie jesteśmy w stanie zadbać o wyjątkową oprawę.

 

3. Dla ilu osób?

 

Kolejną ważną informacją jest oczywiście liczba gości. To dla nas absolutny must-know! Sami rozumiecie, że przygotowanie cateringu dla nieznanej liczby osób oznaczałoby nie lada wyzwanie. Nie chcemy doprowadzić do sytuacji, w której ktoś zostanie bez posiłku, ale też unikamy produkcji nadmiaru jedzenia, a co za tym idzie – marnowania waszych pieniędzy.

 

4. Gdzie?

 

Robiliśmy cateringi w Krakowie i okolicach w przeróżnych miejscach. Muzea, teatry, uczelnie i biura, a także plenery nie są nam obce. Opowiedz nam o przestrzeni, w której odbędzie się twoje wydarzenie.
  • czy miejsce jest przygotowane na określoną liczbę gości?
  • czy ma niezbędne zaplecze do przygotowywania posiłków i przechowywania zastaw?
  • czy będzie dostęp do prądu?
  • czy mamy gdzie zaparkować?
To wszystko istotne szczegóły logistyczne. Jeżeli nie znasz odpowiedzi na te pytania, po prostu napisz nam, o jakim miejscu myślisz – być może już tam byliśmy i wiemy, jakie warunki zastaniemy.

 

5. Co do jedzenia?

 

Jeśli masz sprecyzowane oczekiwania względem jedzenia – przekąski, zimne lub ciepłe dania, napoje i alkohol lub określona dieta (np. bezglutenowa, wegańska, wegetariańska, insulinoopornościowa, wysokobiałkowa), będzie to dla nas prawdziwe ułatwienie. Jednak jeśli nie masz pomysłów i zdajesz się na nas – nie ma sprawy, od tego jesteśmy i pomożemy wybrać najlepsze opcje.

 

6. Ile pieniędzy chcesz przeznaczyć na catering?

 

Zarówno dla Ciebie, jak i dla nas, istotną kwestią jest budżet. Rozumiemy, że bywa on mocno ograniczony, a lista gości i wymagań jest spora. Dla nas nie ma rzeczy niemożliwych – lubimy kompromisy i jesteśmy przekonani, że uda nam się stworzyć satysfakcjonującą ofertę, o ile tylko mamy konkretne liczby, na których możemy pracować. Działamy także w drugą stronę – jeśli chcesz zamówić catering, ale nie masz pojęcia, ile będzie to kosztowało, przygotujemy dla Ciebie wycenę naszych usług. Pamiętaj jednak, że w takiej sytuacji potrzebujemy od Ciebie wszystkich wyżej wymienionych informacji. Skroimy ofertę na miarę!

 

7. Z kim mamy ustalać szczegóły?

 

Last, but not least – kontakt do osoby odpowiedzialnej za wydarzenie. Czy będziesz to Ty, czy też osoba, której zlecisz kontakt z nami – numer telefonu i e-mail do decyzyjnej osoby jest dla nas niezbędny. Dzięki temu będziemy w stałym kontakcie i łatwo będzie porozumieć się w razie dodatkowych pytań.

 

8. Catering to nie tylko jedzenie!

 

Jest jeszcze kilka ważnych informacji, takich jak to czy miejsce, w którym organizowane jest wydarzenie ma do dyspozycji zastawę, obrusy, sztućce oraz meble. Jeśli czegoś brakuje – my możemy się tym zająć, ale, ale! Tak jak w przypadku powyższych spraw – musimy o tym wcześniej wiedzieć. Firma cateringowa to nie tylko jedzenie -w razie potrzeby organizujemy całą przestrzeń, również strefę relaksu i odpowiednie aranżacje do kolacji zasiadanej.

 

9. Obsługa na cateringu

 

I ostatnia, ale bardzo ważna kwestia – obsługa, bo nawet jeśli wydarzenie będzie zaplanowane perfekcyjnie, jej brak może spowodować katastrofę. Należy zwrócić uwagę na to, czy planowana impreza wymaga obsługi kelnerskiej, a jeśli tak, to czy niezbędna jest obsługa anglojęzyczna dla gości z zagranicy, a także czy zależy wam na pełnej obsłudze wydarzenia, czy jedynie na usłudze zapewniającej jedzenie i odbiór naczyń po zakończonej imprezie. No i daj znać, jak mamy się ubrać, bo jeśli o nas chodzi, to równie dobrze czujemy się we frakach, jak i w hawajskich koszulach!

 

Tak właśnie wygląda najprostsza checklista, która pozwoli ci nie tylko zaplanować imprezę, ale też dobrze współpracować z firmą cateringową. Gdy już przetrzesz pierwszy raz tę ścieżkę, każdy kolejny catering będzie dla Ciebie coraz łatwiejszy. A o to przecież chodzi, żeby dzięki firmie cateringowej zaoszczędzić sobie stresu, odzyskać czas i móc po prostu dobrze się bawić!